Sedan kvällen då jag satt på hans grannes pentry och drack vin och såg Ara komma hem från jobbet långt efter midnatt från företaget han hade precis medgrundat, och anställde mig för att "hjälpa till att organisera saker", har det funnits en strikt order att hålla alla dojo4-operationer i molnet.
Vi har funnit att allt i fysisk form tenderar att bli nästan omedelbart värdelöst i sin oförmåga att spåras, delas och svårhanterade fysiska utrymmen i vårt lilla kontor. Vi har fortfarande några gamla kontrakt och sådant som förvaras i en låda i garderoben, men bara för att jag inte tagit tid att skanna dem med min telefon och få dem in i Dropbox.
Här är en lista över appar och plattformar vi använder för att hålla oss organiserade och papperlösa:
- Google Apps för e-post, grupper, delade dokument och kalendrar - Google Apps är fortfarande det bästa integrerade systemet. Vi använder det som tokiger, internt och med kunder.
- Freshbooks för tidrapportering och fakturering - Det finns andra bra faktureringsservicer som Harvest, men vi tycker att Freshbooks gör jobbet bra, och deras kundservice är super snabb, charmig och prisbelönt.
- Contractual.ly för avtal och kontrakt - Vi mötte Contractual.ly-grundaren Martin Ertl precis när han startade företaget, och bestämde oss för att hantera alla våra avtal online. Som jag nämner i en senaste Contractual.ly-post, trodde jag att våra kunder skulle protestera mot att förhandla och skriva under avtal online, men de flesta älskar det, av samma anledning som vi gör: det är mycket enklare att hantera versionskontroll och få de tråkiga sakerna signerade på ett ögonblick. Och för de gamla juridiska avdelningarna som fortfarande vill ha saker i Word (?!), spelar vi bara med, och lagrar sedan dem i Contractual.ly efter att de har signerats. Det enda vi fortfarande väntar på från denna fantastiska tjänst är bättre filorganisering. Martin och hans team erbjuder också exemplariskt och ansvarsfullt kundservice.
- BoxCryptor för inloggningsuppgifter, lösenord och andra hemligheter - Vi använde tidigare Passpack men fann det ohanterligt, så vi valde att hantera våra lösenord i en enkel .txt-fil, krypterad och delad via BoxCryptor. Hittills så bra.
- Dropbox för filförvaring - God gamla Dropbox. Vi har ett teamkonto, som är dyrt men lagring och lätt åtkomst har varit värt det hittills. Deltagarbehörigheter och filhierarki kan vara lite konstiga. Vi använde tidigare bara S3 och har tänkt på Evernote för vissa typer av filförvaring. Men just nu gör Dropbox jobbet, särskilt för designerna och deras designfiler.
- Redmine för projekthantering - Det är öppet källkod, trevligt anpassningsbart och lätt att använda, inte bara för oss, utan även för våra kunder. Det har massor av funktionalitet men är grundläggande nog för att verkligen vara funktionellt.
- Github för att släppa kod, osv. - Github är uppenbart oumbärligt. Vi använder det för allt från att hantera repository till öppenkälliga operationsdokument.
- Dribbble för att släppa bilder och design - Vi skapar konstant designartefakter och behöver ett ställe att släppa och lagra dem. Dribbble är perfekt för det.
- Rdio för att kuratera och dela musik - Mycket av musiken som kommer från våra högtalare på dojo4 hämtas och delas via Rdio.
Vad annat är bra som vi borde använda?