Sinds de nacht dat ik op de stoep van zijn buurman zat te drinken en Ara zag thuiskomen van zijn werk lang na middernacht van het bedrijf dat hij net had mede-opgericht en me aanstelde om "te helpen met het organiseren", is er een strikte regel om alle dojo4-operaties in de cloud te houden.

We hebben ontdekt dat alles in hardcopy vrijwel direct nutteloos wordt door het ontbreken van traceerbaarheid, deelbaarheid en het onhandige gebruik van fysieke ruimte in ons kleine kantoor. We hebben nog een paar oude contracten en dergelijke die in een enkele doos in de kast staan, maar alleen omdat ik de tijd niet heb genomen om ze met mijn telefoon te scannen en in Dropbox te zetten.

Hier is een lijst van apps en platforms die we gebruiken om ons georganiseerd en papierloos te houden:

• Google Apps voor e-mail, groepen, gedeelde documenten en kalenders - Google Apps is nog steeds het beste geïntegreerde systeem dat er is. We gebruiken het intensief, intern en met klanten.
• Freshbooks voor tijdregistratie en facturering - Er zijn andere geweldige facturatiediensten zoals Harvest, maar we vinden dat Freshbooks het goed doet, en hun klantenservice is super snel, aangenaam vrolijk en prijswinnend.
• Contractual.ly voor overeenkomsten en contracten - We ontmoetten de oprichter van contractual.ly, Martin Ertl, toen hij net zijn bedrijf opstartte, en besloten alle onze overeenkomsten online te beheren. Zoals ik vermeld in een recent bericht op contractual.ly, dacht ik dat onze klanten zouden aarzelen om contracten online te onderhandelen en te tekenen, maar de meesten van hen vinden het geweldig, om dezelfde reden als wij: het is veel eenvoudiger om versiebeheer te beheren en de saaie zaken snel te laten tekenen. En voor de ouderwetse juridische afdelingen die nog steeds dingen in Word willen (?!), spelen we mee, en slaan ze vervolgens op in contractual.ly nadat ze zijn getekend. Het enige wat we nog wachten van deze geweldige dienst, is betere bestandsorganisatie. Martin en zijn team bieden ook voorbeeldige en snelle klantenservice.
• BoxCryptor voor logins, wachtwoorden en andere geheimen - We gebruikten eerder Passpack, maar vonden het onhandig, dus besloten we onze wachtwoorden te beheren in een eenvoudig .txt-bestand, versleuteld en gedeeld via BoxCryptor. Tot nu toe goed.
• Dropbox voor bestandsopslag - Goede oude Dropbox. We hebben een teamaccount, wat duur is, maar de opslag en gemak van toegang heeft het tot nu toe waard gemaakt. Delingsmachtigingen en bestandshiërarchie kunnen soms wat raar zijn. We gebruikten eerder S3 en hebben overwogen Evernote voor bepaalde soorten bestandsopslag. Maar voor nu doet Dropbox het goed, met name voor de ontwerpers en hun ontwerpbestanden.
• Redmine voor projectbeheer - Het is open-source, mooi aanpasbaar en eenvoudig te gebruiken, niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten. Het heeft een hoop functionaliteit maar is basaal genoeg om echt functioneel te zijn.
• Github voor het vrijgeven van code, enz. - Github is natuurlijk onmisbaar. We gebruiken het voor alles, van het beheren van repositories tot open-sourcen van operatieve documenten.
• Dribbble voor het vrijgeven van afbeeldingen en ontwerpen - We maken voortdurend ontwerpartifacten en hebben een plaats nodig om ze vrij te geven en op te slaan. Dribbble is perfect daarvoor.
• Rdio voor het cureren en delen van muziek - Veel van de muziek die uit onze luidsprekers bij dojo4 komt, is gebronnen en gedeeld via Rdio.

Wat is er nog goeds dat we zouden moeten gebruiken?