Emailadore: Het is schattig, en nuttig.

Recentelijk hebben we een van onze interne tools, Emailadore, geplaatst op ProductHunt. Het kreeg een paar stemmen en ~500 bezoekers in 2 dagen. Geweldig!

Een stuk feedback dat we kregen, was dat de landingspagina weinig informatie bood over waarom het nuttig is. Jep, dat krijg je als het een interne tool is! We zullen de landingspagina op een gegeven moment bijwerken met een beter uitleg dansende eenhoorns, maar in de tussentijd hier is een kort stuk over waarom we het nuttig vinden en enkele gebruiksvoorbeelden.

Ticketsystemen zijn erg nuttig om één plek te hebben waar iedereen in een organisatie verleden, huidige en toekomstige activiteiten over projecten kan zien. Als het niet in een ticket is opgenomen, is het niet gebeurd.

Toch is niet iedereen op zijn gemak om een ticketsysteem te gebruiken om te communiceren, of ze vergeten het gewoon. Klanten sturen ons een e-mail in plaats van het ticketsysteem te gebruiken en we willen dat gesprek in de ticket opnemen. Of we sturen een e-mail naar een potentiële klant voordat ze ticket(s) in ons systeem hebben, en wanneer we beginnen tickets voor hen aan te maken, willen we de geschiedenis van onze e-mailconversatie in de ticket hebben. De meeste ticketsystemen laten je een e-mailthread naar het ticketsysteem doorsturen om een nieuwe ticket aan te maken, maar wat als je de e-mailconversatie aan een bestaande ticket wilt toevoegen?

We klikten vroeger op "Afdrukken" op een e-mailthread en in plaats van een printer te selecteren, selecteerden we "Opslaan als PDF", wat een PDF-representatie van de e-mailconversatie downloadde die we vervolgens aan de ticket konden toevoegen. Het was een onhandige oplossing, dus we probeerden een betere manier te bedenken.

Zo hebben we Emailadore gecreëerd. In plaats van de e-mailconversatie naar PDF te printen en vervolgens een bestandsbijlage te uploaden, sturen we gewoon de e-mail door naar e-mail [at] emailadore [dot] com, en emailadore stuurt terug met een directe link naar de e-mail die het heeft ontvangen.

Nu in plaats van PDF's van e-mails te uploaden naar tickets, plakken we gewoon de URL van de e-mail in een ticket. Hier is een screenshot van een ticket waar we in plaats van een bestand van de e-mailconversatie te uploaden, gewoon een link hebben geplakt om naar de e-mailthread te verwijzen:

VAQ's:

• Waarom niet gewoon iemand in CC zetten in een e-mail om hen de e-mailthread te laten zien?

Ons hele team heeft geen toegang tot je inbox - we delen ons ticketsysteem als een gecentraliseerde plaats van registratie. Bovendien wordt e-mail gebruikt als een plaats om dingen op te slaan, maar dat is echt niet waar het voor bedoeld is. Ooit geprobeerd om naar een specifieke e-mail te zoeken onder je honderdduizenden e-mails in je inbox? Ja, het zuigt.

• Wat met bijlagen?

Die zijn er ook!

• Moet ik me aanmelden?

Alleen als je dat wilt. De e-mail die je van Emailadore ontvangt, geeft je niet alleen de URL van je e-mail, maar geeft je ook instructies om een gebruikersaccount aan te maken. Je zult dit willen doen als je een lijst wilt van alle e-mails die je ooit naar emailadore hebt doorgestuurd voor referentie.

• Worden mijn e-mails verwijderd?

Nee - ze worden veilig opgeslagen op een van onze productieservers. Als we ooit besluiten de service te sluiten, zullen we ervoor zorgen dat iedereen voldoende tijd heeft, samen met een migratiestrategie.

• Is het gratis?

Jep! We hebben momenteel geen plannen om Emailadore te monetariseren, maar we zullen je voldoende tijd geven als we dat in de toekomst doen. Momenteel vonden we het gewoon een leuke interne tool die we vaak gebruiken, dus iedereen zou het misschien ook willen gebruiken!