Het proces van onderhandelen en het laten uitvoeren van juridische overeenkomsten kan makkelijk zijn of moeilijk. Veel van die gemak of moeilijkheid hangt af van de relatie tussen de partijen, maar ook van het hulpmiddel dat wordt gebruikt om de overeenkomst te documenteren. Het is altijd noodzakelijk geweest voor dojo4 dat deze en onze andere zakelijke hulpmiddelen multi-gebruiker, lichtgewicht en online zijn- en zo gebruikten we jarenlang een geweldige service genaamd Contractual.ly. Maar omdat ze recentelijk zijn overgenomen (en daarom, helaas voor ons, klantendiensten stopzetten) moesten we een goede, vergelijkbare vervanging vinden voor het maken, onderhandelen, uitvoeren en opslaan van al onze contracten. Verrassend genoeg bleek dit moeilijker dan ik had gedacht. De basisvereisten die we zoeken, zijn:
- mogelijkheid om overeenkomsten online te ontwerpen en te sjablooneren
- mogelijkheid om te delen met derden (klanten, aannemers, enz.) zonder dat zij een account bij de service moeten maken
- mogelijkheid om te laten dat die derden echte bewerkingen doen, niet alleen opmerkingen
- versiebeheer
- mogelijkheid om online te tekenen en te laten tekenen door die derden
- opslag van die uitgevoerde contracten, liefst binnen een makkelijk navigeerbare bestandsstructuur
- kosten minder dan $50/maand
Toen ik de mensen bij Contractual.ly vroeg wie zij zouden aanbevelen om hen te vervangen, suggereerden ze naar deze te kijken: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2489199,00.asp en https://www.pandadoc.com/. Er leken enkele goede opties te zijn, maar uiteindelijk hadden er geen van alle functies die we nodig hebben en/of waren ze ver boven ons prijsbereik.
Ik bracht tientallen saaie uren door naar functielijsten te kijken en aan de telefoon te praten met soms verwarde verkoopmensen voordat ik uiteindelijk Concord vond. Meteen was de Concord-UI merkbaar eleganter en aantrekkelijker dan veel van de andere diensten die ik onderzocht. De benodigde functies zijn er ook allemaal, plus enkele echt nuttige integraties met Google Drive en Dropbox, enz. Ik sprak met een van hun verkoopmensen, die erg behulpzaam, deskundig en niet opdringerig was. (Als je ook contact wilt opnemen: Ramsay Henderson, ramsay.henderson@concordnow.com, (801)438-4188.)
Dus hebben we nu al onze contracten en contractdiensten verplaatst naar Concord, en... tot nu toe, alles goed! Voor kleine bedrijven zoals het onze (en misschien het jouwe) lijkt het net het juiste. Hopelijk bespaart ons onderzoek jou tijd en energie. Kleine bedrijven, zoals het onze, zijn moeilijk te runnen maar een krachtige manier om betekenisvol werk in de wereld te doen- het is voor ons belangrijk om bronnen te delen om het makkelijker te maken om dat belangrijke werk te doen. En in dezelfde lijn, vergeet niet dat we onze contract sjablonen en HR-beleidsregels openbron maken: [https://github.com/dojo4/policy] (https://github.com/dojo4/policy).
Proost!