Da quando ero seduto sul portico del suo vicino a bere vino e ho visto Ara tornare a casa dal lavoro ben oltre la mezzanotte dalla società che aveva appena co-fondato, e mi ha assunto per "aiutare a organizzare le cose", c'è stato un mandato rigoroso per mantenere tutte le operazioni di dojo4 nel cloud.

Abbiamo scoperto che qualsiasi cosa in copia cartacea tende a diventare quasi istantaneamente inutile per la sua mancanza di tracciabilità, condivisibilità e l'uso sregolato di spazio fisico nel nostro piccolo ufficio. Abbiamo ancora alcuni contratti legacy e cose del genere che sono conservati in una singola scatola nell'armadio, ma solo perché non ho avuto il tempo di scansionarli con il mio telefono e inserirli in Dropbox.

Ecco un elenco di app e piattaforme che utilizziamo per mantenerci organizzati e senza carta:

• Google Apps per email, gruppi, documenti condivisi e calendari - Google Apps è ancora il miglior sistema integrato disponibile. Lo utilizziamo molto, sia internamente che con i clienti.
• Freshbooks per il tracciamento del tempo e la fatturazione - Ci sono altri ottimi servizi di fatturazione come Harvest, ma abbiamo scoperto che Freshbooks fa il suo lavoro in modo eccellente, e il loro servizio clienti è super veloce, piacevolmente allegro e premiato.
• Contractual.ly per accordi e contratti - Abbiamo incontrato il fondatore di contractual.ly Martin Ertl proprio quando stava avviando l'azienda, e abbiamo deciso di gestire tutti i nostri accordi online. Come ho menzionato in un recente post di contractual.ly, pensavo che i nostri clienti si lamentassero della negoziazione e della firma dei contratti online, ma la maggior parte di loro lo adora, per lo stesso motivo per cui lo facciamo noi: è molto più facile gestire il controllo delle versioni e firmare le cose noiose in un attimo. E per i vecchi dipartimenti legali che vogliono ancora le cose in Word (?!), ci adeguiamo semplicemente, e poi le archiviamo in contractual.ly dopo che sono state firmate. L'unica cosa che stiamo ancora aspettando da questo fantastico servizio è una migliore organizzazione dei file. Martin e il suo team forniscono anche un servizio clienti esemplare e reattivo.
• BoxCryptor per login, password e altri segreti - Usavamo Passpack ma lo abbiamo trovato scomodo, quindi abbiamo deciso di gestire le nostre password in un semplice file .txt, crittografato e condiviso tramite BoxCryptor. Finora tutto bene.
• Dropbox per l'archiviazione dei file - La buona vecchia Dropbox. Abbiamo un account di team, che è costoso ma la facilità di archiviazione e accesso lo ha reso degno finora. Le autorizzazioni di condivisione e la gerarchia dei file possono essere un po' complicate. Usavamo semplicemente S3 e abbiamo pensato a Evernote per certi tipi di archiviazione dei file. Ma per ora, Dropbox fa il suo lavoro, specialmente per i designer e i loro file di design.
• Redmine per la gestione dei progetti - È open-source, ben personalizzabile e facile da usare, non solo per noi, ma anche per i nostri clienti. Ha tonnellate di funzionalità ma è abbastanza basilare da essere effettivamente funzionale.
• Github per il rilascio del codice, ecc. - Github è ovviamente indispensabile. Lo utilizziamo per tutto, dalla gestione dei repository alla pubblicazione di documenti operativi open-source.
• Dribbble per il rilascio di immagini e design - Siamo costantemente impegnati a creare artefatti di design e abbiamo bisogno di un posto dove rilasciarli e conservarli. Dribbble è perfetto per questo.
• Rdio per la cura e la condivisione della musica - Molta della musica che esce dai nostri altoparlanti a dojo4 è selezionata e condivisa tramite Rdio.

Cos'altro di buono dovremmo usare?