Il processo di negoziazione e di esecuzione degli accordi legali può essere semplice o difficile. Molta di questa facilità o difficoltà dipende dalla relazione tra le parti, ma molto dipende anche dallo strumento utilizzato per documentare l'accordo. È sempre stato necessario per dojo4 che questo e i nostri altri strumenti aziendali siano multi-utente, leggeri e online- e quindi, per anni abbiamo utilizzato un ottimo servizio chiamato Contractual.ly. Ma poiché sono stati recentemente acquisiti (e quindi, purtroppo per noi, stanno chiudendo i servizi ai clienti) abbiamo dovuto trovare una valida alternativa per creare, negoziare, eseguire e archiviare tutti i nostri contratti. Sorprendentemente, questo si è rivelato più difficile di quanto avrei pensato. I requisiti di base che stavamo cercando erano:
- possibilità di redigere e modellare accordi online
- possibilità di condividere con terzi (clienti, appaltatori, ecc.) senza che debbano creare un account con il servizio
- possibilità che questi terzi apportino modifiche in tempo reale, non solo commenti
- controllo delle versioni
- possibilità di firmare online e far firmare quei terzi
- archiviazione di quei contratti eseguiti, preferibilmente all'interno di una struttura di file facilmente navigabile
- costo mensile inferiore a 50$
Quando ho chiesto alle persone di Contractual.ly chi avrebbero consigliato per sostituirli, hanno suggerito di dare un'occhiata a questi: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2489199,00.asp e https://www.pandadoc.com/. Sembrava esserci qualche buona opzione lì, ma alla fine nessuna di esse aveva tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno e/o erano ben al di fuori della nostra fascia di prezzo.
Ho trascorso dozzine di ore tediose a guardare elenchi di funzionalità e al telefono con venditori a volte confusi prima di trovare finalmente Concord. Fin dall'inizio, l'interfaccia utente di Concord era notevolmente più elegante e accattivante di molti degli altri servizi che ho ricercato. Le funzionalità necessarie sono tutte lì, oltre ad alcune integrazioni davvero utili con Google Drive e Dropbox, ecc. Ho parlato con uno dei loro venditori, che è stato molto utile, competente e non invadente. (Se vuoi metterti in contatto anche tu: Ramsay Henderson, ramsay.henderson@concordnow.com, (801)438-4188.)
Quindi ora abbiamo spostato tutti i nostri contratti e servizi contrattuali su Concord, e... finora, tutto bene! Per le piccole imprese come la nostra (e forse la tua), sembra proprio la soluzione giusta. Speriamo che la nostra ricerca ti faccia risparmiare tempo ed energia. Le piccole imprese, come la nostra, sono difficili da gestire ma sono una parte così potente del fare un lavoro significativo nel mondo- è importante per noi condividere risorse per rendere più facile svolgere quel lavoro importante. E nello stesso spirito, non dimenticare che rendiamo open-source i nostri modelli di contratto e le politiche HR: [https://github.com/dojo4/policy] (https://github.com/dojo4/policy).
Alla salute!