Le riunioni possono sembrare una vera perdita di tempo. Spesso sembrano durare più del dovuto e procedere senza una direzione chiara o un senso di realizzazione. E ciò che rende questa mancanza di direzione ancor più una perdita di tempo è che spesso non sappiamo quando la riunione è effettivamente iniziata. E quando finalmente finisce, nemmeno questo è chiaro, poiché si conclude con un impercettibile lamento e le persone iniziano semplicemente a uscire. In sostanza, il problema è che raramente siamo bravi a iniziare e terminare le cose correttamente.

Le nostre menti e i nostri corpi hanno bisogno di un indicatore chiaro e facilmente riconoscibile di dove essere e quando. Quando non iniziamo e terminiamo le cose bene, non è chiaro che stiano accadendo e non sappiamo se essere effettivamente presenti o andarcene. È per questo che di solito iniziamo e terminiamo le conversazioni con segnali riconoscibili come "ciao" e "arrivederci". E poiché spesso non facciamo questo nelle riunioni, è sicuramente una delle ragioni per cui trascorriamo molto tempo in riunione con la mente altrove. E, in effetti, non vediamo l'ora di essere effettivamente da un'altra parte perché non sappiamo quando la riunione finirà effettivamente.

Per questo motivo, a dojo4, iniziamo e terminiamo la maggior parte delle nostre riunioni in modo chiaro. Utilizziamo un inchino e un applauso o una parola chiave ("brosh!" - risparmieremo questa storia per un'altra volta). Delimitando chiaramente quando una riunione inizia e finisce, stiamo facendo uno sforzo per rispettare il tempo e l'attenzione reciproci. Quando inizia, abbiamo tutti ricevuto il segnale di essere nella stanza. E quando finisce, non si conclude semplicemente come un paziente morente: le persone sanno che possono andarsene e tornare a fare quello che devono.

Ho scoperto che essere precisi nell'apertura e nella chiusura delle nostre riunioni regolari qui è una delle cose che le rende nitide, gioiose e, per la maggior parte, piuttosto efficienti.

In realtà, è uno strumento così utile che ho tenuto una presentazione su questo "hack" lavorativo di recente come parte della serie LifeHacks 2.0, insieme ad altre presentazioni di persone straordinarie di Hub Boulder, il Integral Center, Buddhist Geeks e Mandala Integrative Medicine Clinic.