È stato come estrarre i denti per far entrare tutti in una stanza una volta alla settimana per fare il punto con gli altri. Solo la parola 'riunione' faceva sì che le persone evitassero il contatto visivo con me, e sembrava una punizione, piuttosto che solo un modo per sapere cosa stavano facendo tutti gli altri e come potevamo aiutarci al meglio. Così ho deciso di strutturare le riunioni nel modo più semplice possibile e promettere che non avrebbero mai richiesto più di 15 minuti una volta alla settimana. Tutti si sarebbero messi in cerchio e avrebbero risposto alle domande di base: "A cosa stai lavorando?", "Di cosa hai bisogno di aiuto?", "A cosa lavorerai dopo?" Ma la sensazione non è cambiata molto. Il tema della punizione è rimasto costante, e anche se non era così male, era sicuramente noioso, tedioso e, francamente, inutile. Abbiamo ottenuto una panoramica arida di ciò che stavano facendo le altre persone intorno a dojo4, ma non particolarmente di più di quanto avremmo potuto capire semplicemente prestando un po' di attenzione gli uni agli altri durante il giorno per giorno. E non ci stavamo connettendo gli uni con gli altri più di quanto avremmo fatto casualmente al lavoro, e in realtà molto meno.

Ma la necessità sembrava ancora esserci: come potevamo connetterci l'uno con l'altro su base regolare, fornendo un certo ritmo e coesione all'interno del gruppo che compone questa azienda?

Poi un giorno, Ara viene da me con un pensiero che ha avuto. Ha pensato a come offriamo ai nostri clienti e ai loro progetti molto più che servizi di design e tecnologia; offriamo ai nostri clienti comprensione. Basiamo le nostre relazioni con i clienti sullo sviluppo di prodotti tecnologici e di design solidi, innovativi e soddisfacenti, e questo richiede un ascolto attento. Richiede ascolto e comprensione per capire cosa c'è di unico in ogni cliente e in ogni prodotto, quali sono le sfumature del mercato in cui il prodotto entrerà, cosa richiede il contesto particolare? Stiamo costruendo tecnologia non per utenti ma per esseri umani, e per farlo il terreno di base deve essere la comprensione. Poiché questa è una delle cose principali che offriamo come azienda, la logica segue che dovremmo coltivarla e permetterle di prosperare all'interno dell'azienda. Con questo in mente, Ara ha suggerito e io mi sono offerto di ospitare un tipo diverso di riunione settimanale.

I nostri standup settimanali ora sono così:

• Ci incontriamo lo stesso giorno, alla stessa ora, una volta alla settimana.
• Lo standup inizia con tutti che fanno un inchino e un applauso, e termina con l'inverso (applauso poi inchino). (Ho chiesto come volevano aprire e chiudere lo standup. Sono cresciuto come parte di una comunità buddista, quindi l'inchino di rispetto reciproco è, per me, un segno naturale di apertura e chiusura di qualsiasi cosa. E qualcun altro ha suggerito un applauso. Quindi facciamo entrambe le cose!)
• Iniziamo con un minuto o due di silenzio, permettendo a tutti di rallentare un po' e arrivare.
• Una persona diversa porta una domanda ogni settimana, che ogni persona ha poi la possibilità di rispondere. Ad esempio, la settimana scorsa Dave aveva la domanda (sto violando la riservatezza qui con il suo permesso!): "Qual è la cosa più importante per te, a cui riesci a pensare, di cui sei più probabilmente in errore?" Poiché era una domanda piuttosto difficile, ha dato un esempio rispondendo per primo e dicendo: "È più probabile che mi sbagli nel non avere abbastanza tempo per creare la vita che voglio, è più probabile che mi sbagli nel non poter fare affidamento sugli altri, è più probabile che mi sbagli nel pensare che le altre persone ricordino i momenti più imbarazzanti della mia vita." Altre settimane abbiamo avuto domande come, "Cos'è una cosa che hai fatto la scorsa settimana che ti ha fatto sentire soddisfatto o realizzato?" o "Se dojo4 fosse una mongolfiera e ognuno di noi dovesse buttare qualcosa fuori bordo per permettere alla mongolfiera di salire più in alto, cosa butteresti?"
• Le linee guida per lo standup sono:
  • parlare con il cuore
  • ascoltare completamente
  • non pensare o decidere cosa dirai mentre qualcun altro sta parlando
  • dire solo ciò che deve essere detto
  • non trattenersi dal dire qualcosa che deve essere detto
  • non parlare mentre qualcun altro sta parlando
  • tutto ciò che viene detto durante lo standup è confidenziale
• C'è un 'bastone parlante' al centro che ogni persona può prendere e tenere se è ispirata a dire qualcosa.
• Quando tutti hanno avuto la possibilità di parlare, chiedo chi vuole portare la domanda per la settimana prossima.
• Poi chiudiamo con un applauso e un inchino.
• Tutto non dura mai più di 10-15 minuti.

L'atmosfera di punizione è praticamente svanita. Il nostro standup settimanale ora evoca molte risate ed è spesso molto commovente. Mi ha permesso di capire meglio le persone con cui lavoro e cosa è importante per loro. Passiamo innumerevoli ore e email relazionando i dettagli pratici dei nostri progetti di lavoro, ma è raro che abbiamo la possibilità di relazionarci l'uno con l'altro in modo genuino e franco su ciò che potrebbe (o non potrebbe) essere significativo per noi. Concedere un po' di tempo alla coltivazione di quella comprensione reciproca sembra incalcolabilmente più prezioso l'uno per l'altro e per la salute della nostra attività di qualsiasi altro modo in cui potremmo trascorrere 15 minuti 'in riunione'.