Las reuniones pueden parecer una verdadera pérdida de tiempo. A menudo parecen durar más de lo que deberían y se desvían por todas partes sin sentido de dirección o logro. Y lo que hace que esta falta de rumbo parezca aún más una pérdida de tiempo es que a menudo no sabemos cuándo ha comenzado realmente la reunión. Y cuando finalmente termina, tampoco es aparente, ya que termina con un gemido imperceptible y la gente simplemente comienza a salir. Básicamente, el problema es que rara vez somos buenos para comenzar y terminar las cosas correctamente.

Nuestras mentes y cuerpos necesitan un indicador claro y fácilmente reconocible de dónde estar y cuándo. Cuando no comenzamos y terminamos bien las cosas, no queda claro que están sucediendo y no sabemos estar realmente allí o irnos. Es por eso que generalmente comenzamos y terminamos las conversaciones con señales reconocibles como 'hola' y 'adiós'. Y porque a menudo no hacemos esto en las reuniones, esa es seguramente parte de la razón por la que pasamos mucho tiempo de reunión con nuestras mentes en otro lugar. Y, de hecho, apenas podemos esperar a estar realmente en otro lugar porque no sabemos cuándo terminará realmente la reunión.

Debido a esto, en dojo4, comenzamos y terminamos la mayoría de nuestras reuniones de manera clara. Usamos una inclinación y un aplauso o una palabra clave ('brosh!' - nos guardamos esa historia para otro momento). Al delimitar claramente cuándo comienza y termina una reunión, estamos haciendo un esfuerzo por respetar el tiempo y la atención de los demás. Cuando comienza, todos hemos recibido la señal para estar en la sala. Y cuando termina, no se desvanece como un paciente moribundo: la gente sabe que puede irse y volver a lo que necesite hacer.

He encontrado que ser preciso sobre la apertura y el cierre de nuestras reuniones regulares aquí es una de las cosas que las hace claras, alegres y, en su mayor parte, bastante eficientes.

De hecho, es una herramienta tan útil que recientemente di una presentación sobre este 'truco' de trabajo como parte de la serie LifeHacks 2.0, junto con otras presentaciones de las estupendas personas de Hub Boulder, el Integral Center, Buddhist Geeks y la Clínica de Medicina Integrativa Mandala.